Kasa fiskalna – symbol wszechobecnej kontroli i obowiązku w świecie przedsiębiorców. To urządzenie, które choć jest stosunkowo niewielkie, to jednak może sprawić wiele kłopotów, jeśli nie zostaną zachowane odpowiednie procedury i przepisy związane z jej posiadaniem. Dla wielu firm, szczególnie tych działających w sektorze usługowym i handlu, kasa fiskalna jest nieodzownym narzędziem w prowadzeniu codziennej działalności. Warto więc bliżej przyjrzeć się temu tematowi i dowiedzieć się, czym tak naprawdę jest kasa fiskalna i jakie obowiązki z nią związane muszą spełnić przedsiębiorcy. Dlatego też w poniższym artykule przygotowanym przez specjalistów z biura rachunkowego Tax Safe postaramy się przybliżyć definicję kasy fiskalnej oraz omówić najważniejsze aspekty związane z jej posiadaniem, tak aby przedsiębiorcy czuli się pewnie i komfortowo w kontekście prowadzenia swojego biznesu.
Kasa fiskalna – co to jest?
Kasa fiskalna służy do ewidencjonowania sprzedaży wszystkich towarów i usług z asortymentu oferowanych przez firmę. Jest to zazwyczaj urządzenie w postaci fizycznego sprzętu, ale może to być również aplikacja udostępniana online. Generalnie musi posiadać możliwość zapisania wszystkich usług i towarów, które chcemy oferować i sprzedawać oraz pozwolić na przechowywanie historii sprzedaży.
Najważniejszy warunek opisany w ustawie to taki, że kasa fiskalna powinna być wykorzystywana przez przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi:
osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej
rolnikom ryczałtowym, czyli dokonującym dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczącym usługi rolnicze, którzy korzystają ze zwolnienia w podatku VAT.
Rodzaje kas fiskalnych obowiązujących w Polsce
Na rynku dostępne są cztery główne typy kas fiskalnych, z którymi przedsiębiorcy mogą się spotkać. To:
Kasy z papierowym zapisem kopii.
Kasy on-line.
Kasy z elektronicznym zapisem kopii.
Kasy w formie oprogramowania, nazywane także kasami wirtualnymi.
Najważniejszą różnicą między nimi jest sposób, w jaki rejestrowane są dane transakcji. Warto zauważyć, że starsze typy kas, czyli te z zapisem elektronicznym lub papierowym, stopniowo schodzą z rynku, ustępując miejsca nowocześniejszym i bardziej zaawansowanym rozwiązaniom.
Istotne, że każda kasa wykorzystywana w firmie do ewidencjonowania towaru, usług oraz ich sprzedaży musi posiadać deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych.
Ułatwieniem dla właścicieli firm może być to, że nie zawsze trzeba kupić kasę fiskalną. Kasy można wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing. Ważne tylko, by spełniały wymogi opisane w ustawie (ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU, PRACY I TECHNOLOGII z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących https://dziennikustaw.gov.pl/D2021000175901.pdf).
Kasy fiskalne z zapisem papierowym
Kasy fiskalne z papierowym zapisem działają na zasadzie generowania kopii każdego paragonu na papierze termicznym. Ten rodzaj kas fiskalnych wykorzystuje papier termiczny jako główne narzędzie zapisu, co oznacza, że każda przeprowadzona transakcja jest odwzorowywana w formie wydruku na papierze.
Kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii oferują kilka istotnych korzyści. Po pierwsze, umożliwiają generowanie paragonów w formie papierowej, co jest ważne, zwłaszcza w przypadku klientów, którzy preferują tradycyjne dokumenty. Ponadto, kopiowanie transakcji na papierze termicznym stanowi formę zabezpieczenia informacji, co jest przydatne na wypadek konieczności kontroli podatkowej lub ewentualnych reklamacji ze strony klientów.
Warto jednak pamiętać, że kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii posiadają swoje ograniczenia. Papier termiczny może w miarę upływu czasu ulec zniszczeniu lub wyblaknięciu, co utrudnia odczytywanie danych. Dlatego wiele przedsiębiorców coraz częściej zwraca się ku bardziej nowoczesnym i zaawansowanym rozwiązaniom, takim jak kasy on-line czy kasy z elektronicznym zapisem kopii. Jednakże kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii wciąż są popularne i spełniają swoją rolę w wielu biznesach, zwłaszcza w mniejszych sklepach czy punktach usługowych.
O czym trzeba pamiętać korzystając z takiej kasy fiskalnej? Urządzenia tego rodzaju nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas. Poza tym nie można ich już kupić – były dostępne na rynku do 31 sierpnia 2019 roku i nie wolno już ich kupować dla firmy. Można z nich korzystać tylko do momentu wyeksploatowania, na przykład do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej kasy (nie można już wyczyścić tej pamięci).
Kasy fiskalne z zapisem elektronicznym
Kasy fiskalne z zapisem elektronicznym to nowocześniejsze urządzenia od kas z papierowym zapisem kopii. Charakteryzują się one tym, że rejestrują i przechowują dane o przeprowadzonych transakcjach w formie elektronicznej. Oznacza to, że każdy paragon i informacje dotyczące sprzedaży są zapisywane w pamięci urządzenia w formie pliku elektronicznego.
Kasy fiskalne z zapisem elektronicznym oferują wiele korzyści. Po pierwsze, eliminują konieczność korzystania z papieru termicznego, co jest bardziej przyjazne dla środowiska. Po drugie, zapewniają większą niezawodność i trwałość danych, ponieważ pliki elektroniczne są mniej podatne na uszkodzenia w porównaniu do tradycyjnych kopii papierowych. Po trzecie, ułatwiają zarządzanie danymi i przekazywanie ich do organów podatkowych w razie kontroli, co znacząco ułatwia procesy księgowe.
Pozwalają zapisać kopie drukowanych dokumentów na zewnętrznych nośnikach danych takich jak karty SD, ale także nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas. Kas tych też nie można już kupić dla firmy, bo wycofano je po 31 grudnia 2022 roku. Aktualnie produkowane nie uzyskają potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełniają funkcje oraz kryteria i warunki techniczne.
W okresie do końca 2023 roku, zgodnie z wyjątkiem, uprawnienie do zakupu kas fiskalnych z zapisem elektronicznym będzie przysługiwać podatnikom korzystającym z kas o przeznaczeniu specjalnym. Obejmuje to kasy, które wykorzystywane są do świadczenia usług takich jak przewóz osób i bagażu podręcznego taksówkami, transport pasażerski, a także sprzedaż towarów i usług na terenach wolnych od opłat celnych lub w obszarach składów celnych.
Kasy on-line
Kasy on-line tym różnią się od kas fiskalnych z zapisem papierowym i elektronicznym kopii danych, że umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK).
Centralne Repozytorium Kas prowadzone jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i służy do gromadzenia paragonów fiskalnych, raportów dobowych, zdarzeń o kasie, informacji o przeglądach okresowych. Bardzo ważne, że paragony emitowane przez kasę on-line mogą być przekazywane kupującemu w formie papierowej i elektronicznej. Posiadając taką kasę przedsiębiorca nie musi drukować dobowych raportów fiskalnych.
Kasy wirtualne – jak działają?
Kasy wirtualne mogą być wykorzystywane w przedsiębiorstwie od 1 czerwca 2020 roku jako pełnoprawne kasy fiskalne do ewidencjonowania towarów, usług i ich sprzedaży w firmie. Kasy wirtualne to oprogramowanie, aplikacja, którą można zainstalować na komputerze, tablecie lub smartfonie. Istotne, tylko, by urządzenie z tym oprogramowaniem miało możliwość podłączenia do drukarki, by wydrukować paragony opatrzone unikalnym identyfikatorem.
Oprogramowanie zazwyczaj sprzedawane jest na zasadzie abonamentu, który należy opłacać zgodnie z umową. W kasach wirtualnych rejestr wszystkich zdarzeń, które powinna zawierać książka kasy jest przekazywany bezpośrednio do Krajowej Administracji Skarbowej.
Najważniejsze w przypadku kas wirtualnych jest uzyskanie potwierdzenia od Prezesa Głównego Urzędu Miar, który świadczy o spełnieniu ogólnych warunków dotyczących kas fiskalnych, włączając w to wymogi bezpieczeństwa. Aby otrzymać certyfikat, który stwierdza, że dana kasa wirtualna nadaje się do prowadzenia rejestracji sprzedaży, producent musi złożyć odpowiedni wniosek do Głównego Urzędu Miar jeszcze przed wprowadzeniem jej do obrotu lub sprzedażą licencji na oprogramowanie.
Kasa fiskalna – definicja, obowiązki związane z jej posiadaniem
Kasa fiskalna – symbol wszechobecnej kontroli i obowiązku w świecie przedsiębiorców. To urządzenie, które choć jest stosunkowo niewielkie, to jednak może sprawić wiele kłopotów, jeśli nie zostaną zachowane odpowiednie procedury i przepisy związane z jej posiadaniem. Dla wielu firm, szczególnie tych działających w sektorze usługowym i handlu, kasa fiskalna jest nieodzownym narzędziem w prowadzeniu codziennej działalności. Warto więc bliżej przyjrzeć się temu tematowi i dowiedzieć się, czym tak naprawdę jest kasa fiskalna i jakie obowiązki z nią związane muszą spełnić przedsiębiorcy. Dlatego też w poniższym artykule przygotowanym przez specjalistów z biura rachunkowego Tax Safe postaramy się przybliżyć definicję kasy fiskalnej oraz omówić najważniejsze aspekty związane z jej posiadaniem, tak aby przedsiębiorcy czuli się pewnie i komfortowo w kontekście prowadzenia swojego biznesu.
Kasa fiskalna – co to jest?
Kasa fiskalna służy do ewidencjonowania sprzedaży wszystkich towarów i usług z asortymentu oferowanych przez firmę. Jest to zazwyczaj urządzenie w postaci fizycznego sprzętu, ale może to być również aplikacja udostępniana online. Generalnie musi posiadać możliwość zapisania wszystkich usług i towarów, które chcemy oferować i sprzedawać oraz pozwolić na przechowywanie historii sprzedaży.
Najważniejszy warunek opisany w ustawie to taki, że kasa fiskalna powinna być wykorzystywana przez przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi:
Rodzaje kas fiskalnych obowiązujących w Polsce
Na rynku dostępne są cztery główne typy kas fiskalnych, z którymi przedsiębiorcy mogą się spotkać. To:
Najważniejszą różnicą między nimi jest sposób, w jaki rejestrowane są dane transakcji. Warto zauważyć, że starsze typy kas, czyli te z zapisem elektronicznym lub papierowym, stopniowo schodzą z rynku, ustępując miejsca nowocześniejszym i bardziej zaawansowanym rozwiązaniom.
Istotne, że każda kasa wykorzystywana w firmie do ewidencjonowania towaru, usług oraz ich sprzedaży musi posiadać deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych.
Ułatwieniem dla właścicieli firm może być to, że nie zawsze trzeba kupić kasę fiskalną. Kasy można wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing. Ważne tylko, by spełniały wymogi opisane w ustawie (ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU, PRACY I TECHNOLOGII z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących https://dziennikustaw.gov.pl/D2021000175901.pdf).
Kasy fiskalne z zapisem papierowym
Kasy fiskalne z papierowym zapisem działają na zasadzie generowania kopii każdego paragonu na papierze termicznym. Ten rodzaj kas fiskalnych wykorzystuje papier termiczny jako główne narzędzie zapisu, co oznacza, że każda przeprowadzona transakcja jest odwzorowywana w formie wydruku na papierze.
Kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii oferują kilka istotnych korzyści. Po pierwsze, umożliwiają generowanie paragonów w formie papierowej, co jest ważne, zwłaszcza w przypadku klientów, którzy preferują tradycyjne dokumenty. Ponadto, kopiowanie transakcji na papierze termicznym stanowi formę zabezpieczenia informacji, co jest przydatne na wypadek konieczności kontroli podatkowej lub ewentualnych reklamacji ze strony klientów.
Warto jednak pamiętać, że kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii posiadają swoje ograniczenia. Papier termiczny może w miarę upływu czasu ulec zniszczeniu lub wyblaknięciu, co utrudnia odczytywanie danych. Dlatego wiele przedsiębiorców coraz częściej zwraca się ku bardziej nowoczesnym i zaawansowanym rozwiązaniom, takim jak kasy on-line czy kasy z elektronicznym zapisem kopii. Jednakże kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii wciąż są popularne i spełniają swoją rolę w wielu biznesach, zwłaszcza w mniejszych sklepach czy punktach usługowych.
O czym trzeba pamiętać korzystając z takiej kasy fiskalnej? Urządzenia tego rodzaju nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas. Poza tym nie można ich już kupić – były dostępne na rynku do 31 sierpnia 2019 roku i nie wolno już ich kupować dla firmy. Można z nich korzystać tylko do momentu wyeksploatowania, na przykład do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej kasy (nie można już wyczyścić tej pamięci).
Kasy fiskalne z zapisem elektronicznym
Kasy fiskalne z zapisem elektronicznym to nowocześniejsze urządzenia od kas z papierowym zapisem kopii. Charakteryzują się one tym, że rejestrują i przechowują dane o przeprowadzonych transakcjach w formie elektronicznej. Oznacza to, że każdy paragon i informacje dotyczące sprzedaży są zapisywane w pamięci urządzenia w formie pliku elektronicznego.
Kasy fiskalne z zapisem elektronicznym oferują wiele korzyści. Po pierwsze, eliminują konieczność korzystania z papieru termicznego, co jest bardziej przyjazne dla środowiska. Po drugie, zapewniają większą niezawodność i trwałość danych, ponieważ pliki elektroniczne są mniej podatne na uszkodzenia w porównaniu do tradycyjnych kopii papierowych. Po trzecie, ułatwiają zarządzanie danymi i przekazywanie ich do organów podatkowych w razie kontroli, co znacząco ułatwia procesy księgowe.
Pozwalają zapisać kopie drukowanych dokumentów na zewnętrznych nośnikach danych takich jak karty SD, ale także nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas. Kas tych też nie można już kupić dla firmy, bo wycofano je po 31 grudnia 2022 roku. Aktualnie produkowane nie uzyskają potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełniają funkcje oraz kryteria i warunki techniczne.
W okresie do końca 2023 roku, zgodnie z wyjątkiem, uprawnienie do zakupu kas fiskalnych z zapisem elektronicznym będzie przysługiwać podatnikom korzystającym z kas o przeznaczeniu specjalnym. Obejmuje to kasy, które wykorzystywane są do świadczenia usług takich jak przewóz osób i bagażu podręcznego taksówkami, transport pasażerski, a także sprzedaż towarów i usług na terenach wolnych od opłat celnych lub w obszarach składów celnych.
Kasy on-line
Kasy on-line tym różnią się od kas fiskalnych z zapisem papierowym i elektronicznym kopii danych, że umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK).
Centralne Repozytorium Kas prowadzone jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i służy do gromadzenia paragonów fiskalnych, raportów dobowych, zdarzeń o kasie, informacji o przeglądach okresowych. Bardzo ważne, że paragony emitowane przez kasę on-line mogą być przekazywane kupującemu w formie papierowej i elektronicznej. Posiadając taką kasę przedsiębiorca nie musi drukować dobowych raportów fiskalnych.
Kasy wirtualne – jak działają?
Kasy wirtualne mogą być wykorzystywane w przedsiębiorstwie od 1 czerwca 2020 roku jako pełnoprawne kasy fiskalne do ewidencjonowania towarów, usług i ich sprzedaży w firmie. Kasy wirtualne to oprogramowanie, aplikacja, którą można zainstalować na komputerze, tablecie lub smartfonie. Istotne, tylko, by urządzenie z tym oprogramowaniem miało możliwość podłączenia do drukarki, by wydrukować paragony opatrzone unikalnym identyfikatorem.
Oprogramowanie zazwyczaj sprzedawane jest na zasadzie abonamentu, który należy opłacać zgodnie z umową. W kasach wirtualnych rejestr wszystkich zdarzeń, które powinna zawierać książka kasy jest przekazywany bezpośrednio do Krajowej Administracji Skarbowej.
Najważniejsze w przypadku kas wirtualnych jest uzyskanie potwierdzenia od Prezesa Głównego Urzędu Miar, który świadczy o spełnieniu ogólnych warunków dotyczących kas fiskalnych, włączając w to wymogi bezpieczeństwa. Aby otrzymać certyfikat, który stwierdza, że dana kasa wirtualna nadaje się do prowadzenia rejestracji sprzedaży, producent musi złożyć odpowiedni wniosek do Głównego Urzędu Miar jeszcze przed wprowadzeniem jej do obrotu lub sprzedażą licencji na oprogramowanie.