Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i których przedsiębiorców obejmie.
Jak krok po kroku przygotować firmę na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur.
Jakie są najczęstsze błędy i jak uniknąć dotkliwych kar finansowych.
W jaki sposób TAX SAFE może kompleksowo wesprzeć Twoją firmę w całym procesie.
Nadchodząca rewolucja w fakturowaniu, jaką jest KSeF, spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Jest to zrozumiałe, gdyż Krajowy System e-Faktur fundamentalnie zmienia sposób wystawiania, odbierania i archiwizowania dokumentów sprzedaży w Polsce. Zmiana ta nie jest tylko technologiczną nowinką, ale przede wszystkim nowym, rygorystycznym obowiązkiem prawnym, który dotknie niemal każdą firmę. Zachęcamy do przeczytania naszego poprzedniego artykułu, “KSeF w praktyce wyzwania, które czekają przedsiębiorców“. Pokazaliśmy, że z odpowiednim wsparciem, implementacja KSeF nie musi być źródłem stresu.
Wprowadzenie KSeF budzi liczne pytania: od kiedy dokładnie wchodzi w życie, jak się do niego technicznie przygotować i jakie konsekwencje grożą za błędy. Wielu właścicieli firm obawia się paraliżu operacyjnego, wysokich kosztów wdrożenia oraz dotkliwych sankcji finansowych. W TAX SAFE doskonale rozumiemy te obawy i od miesięcy analizujemy wszystkie aspekty związane z nowym systemem. Chcemy pokazać, że implementacja KSeF nie musi być ani stresująca, ani ryzykowna. Przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik oraz ofertę wsparcia, która pozwoli Państwa firmie płynnie przejść przez tę transformację, zapewniając pełną zgodność i bezpieczeństwo.
Kiedy Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy i kogo dotyczy?
Zrozumienie zaktualizowanych terminów jest absolutnie kluczowe dla prawidłowego zaplanowania całego procesu wdrożenia. Po ostatnich zmianach legislacyjnych, obowiązkowy KSeF wejdzie w życie w nowych, bardziej odległych terminach, co ma na celu ułatwienie rynkowi adaptacji do tak głębokiej zmiany.
W pierwszym etapie, od 1 lutego 2026 roku, obowiązkiem objęci zostaną najwięksi podatnicy, czyli firmy, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł (wliczając w to kwotę podatku). Następnie, od 1 kwietnia 2026 roku, do systemu będą musieli dołączyć już niemal wszyscy pozostali przedsiębiorcy, co obejmuje zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z podatku (podmiotowo i przedmiotowo). Ustawodawca przewidział pewne wyjątki, np. dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) – oni zostaną objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Niezmiennie warto podkreślić, że system w swojej obowiązkowej formie dotyczy wyłącznie transakcji B2B (Business to Business), natomiast faktury wystawiane konsumentom (B2C) na razie pozostają poza systemem i mogą być wystawiane na dotychczasowych zasadach. Mimo przesunięcia dat, złożoność procesów biznesowych i konieczność dostosowania systemów IT sprawiają, że implementacja nadal może zająć wiele miesięcy. Rząd wprowadził ten system w celu uszczelnienia systemu podatkowego, co oznacza, że od nowych regulacji nie będzie już odwrotu, a pobłażliwości dla spóźnialskich nie należy się spodziewać. Każdy przedsiębiorca musi więc potraktować wdrożenie KSeF jako absolutny priorytet strategiczny i nie zwlekać z przygotowaniami.
Jak przygotować firmę na KSeF krok po kroku?
Skuteczne wdrożenie wymaga metodycznego podejścia i nie ogranicza się jedynie do zakupu nowego oprogramowania czy aktualizacji istniejącego. Jest to głęboka zmiana procesowa. Pierwszym i najważniejszym krokiem powinien być audyt wewnętrznych procesów fakturowania. Należy dokładnie przeanalizować, jak obecnie wygląda obieg dokumentów, kto jest odpowiedzialny za wystawianie faktur, jak są one akceptowane, kto je odbiera i gdzie są archiwizowane. Drugi krok to szczegółowa analiza techniczna posiadanych systemów ERP, księgowych i sprzedażowych pod kątem ich kompatybilności z KSeF. Konieczne będzie znalezienie odpowiedzi, czy obecny dostawca oprogramowania zapewnia pełną integrację z KSeF, czy też potrzebne będzie zewnętrzne narzędzie, API lub dedykowana bramka.
Trzecim, niezwykle ważnym etapem, jest przeszkolenie zespołu. Pracownicy działów księgowości, sprzedaży, zakupów i administracji muszą dokładnie wiedzieć, jak działa nowy system, jak wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane oraz co robić w sytuacjach awaryjnych. Czwarty krok to wdrożenie techniczne i gruntowne testy. Przed pełnym przejściem na obowiązkowy KSeF, kluczowe jest przetestowanie całego procesu w środowisku testowym udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Ostatni krok to przygotowanie procedur awaryjnych – co robić, gdy system Ministerstwa Finansów nie działa lub gdy nasza firma traci dostęp do internetu? Odpowiednie przygotowanie tych pięciu kroków to gwarancja uniknięcia chaosu i kosztownych przestojów po wejściu przepisów w życie.
Najczęstsze błędy i kary – jak uchronić firmę przed problemami?
Ustawodawca przewidział bardzo dotkliwe sankcje za nieprzestrzeganie nowych obowiązków, dlatego warto wiedzieć, czego unikać, aby nie narazić firmy na straty. Kara pieniężna, nakładana przez naczelnika urzędu skarbowego, może wynieść nawet do 100% wysokości podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem. Jeśli na fakturze nie ma wykazanego podatku VAT (np. przy zwolnieniu), kara może sięgnąć nawet 18,7% wartości należności wykazanej na tej fakturze. To kwoty, które mogą poważnie zachwiać płynnością finansową nawet stabilnej firmy. Najczęstszym błędem, którego należy unikać, jest zwlekanie z wdrożeniem do ostatniej chwili.
Równie problematyczne jest błędne mapowanie danych z systemu firmy do struktury XML faktury ustrukturyzowanej (schemy FA_2), co jest błędem czysto technicznym. Błędy w danych, np. w NIP-ie kontrahenta, kodach GTU, czy błędne daty, mogą prowadzić do odrzucenia faktury przez system KSeF lub poważnych problemów z jej późniejszym rozliczeniem. Kolejnym ryzykiem jest brak odpowiednich procedur wewnętrznych dotyczących odbioru faktur – firmy muszą się nauczyć aktywnie pobierać faktury kosztowe z systemu, a nie czekać na e-mail. Zaniedbanie szkoleń pracowników również zemści się bardzo szybko, prowadząc do prostych błędów ludzkich i paraliżu operacyjnego.
Bezpieczne wdrożenie KSeF z TAX SAFE – na czym polega nasze wsparcie?
W TAX SAFE doskonale rozumiemy, że Krajowy System e-Faktur to dla wielu firm ogromne wyzwanie organizacyjne, prawne i techniczne. Dlatego nasze wsparcie wykracza daleko poza standardową obsługę księgową czy doradztwo podatkowe. Oferujemy kompleksowe wdrożenie KSeF dopasowane idealnie do specyfiki Państwa działalności, wielkości firmy i używanego oprogramowania. Nasz proces rozpoczynamy od dogłębnego audytu Państwa obecnych systemów i procesów fakturowania, identyfikując potencjalne ryzyka i obszary wymagające natychmiastowej adaptacji. Po uruchomieniu systemu nie zostawiamy Państwa samych – oferujemy stały monitoring poprawności działania KSeF oraz wsparcie merytoryczne. Wybierając wsparcie TAX SAFE, zyskują Państwo gwarancję, że przejście na nowy system odbędzie się płynnie, bez błędów i bez narażania firmy na kosztowne kary.
KSeF – Podsumowanie
Jak widać, KSeF to nieunikniona i głęboka zmiana, która rewolucjonizuje polski obrót gospodarczy i dotknie praktycznie każdego przedsiębiorcę. Terminy są nieubłagane, a potencjalne kary za niedostosowanie się bardzo dotkliwe, dlatego nie ma już absolutnie żadnego czasu na zwłokę. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie i metodyczne przygotowanie, które obejmuje audyt wewnętrznych procesów, dostosowanie technologiczne posiadanych systemów IT oraz gruntowne przeszkolenie pracowników. Niezbędne jest zrozumienie, że faktury ustrukturyzowane to nie tylko nowy format pliku, ale całkowicie nowy, scentralizowany sposób obiegu dokumentów, który wymaga zmiany dotychczasowych nawyków i procedur.
Samodzielna implementacja, zwłaszcza w większych organizacjach o złożonych procesach sprzedażowych i kosztowych, jest obarczona bardzo dużym ryzykiem błędów. Dlatego warto zaufać ekspertom, którzy mają unikalne doświadczenie łączące wiedzę podatkową z kompetencjami technologicznymi. W TAX SAFE jesteśmy gotowi przejąć na siebie ciężar tego skomplikowanego wdrożenia. Nasze wsparcie gwarantuje nie tylko pełną zgodność z przepisami, ale także optymalizację procesów i spokój ducha. Zapraszamy do współpracy z naszym biurem rachunkowym – wspólnie sprawimy, że wdrożenie KSeF będzie dla Państwa firmy bezpieczne, bezstresowe i zakończone sukcesem.
KSeF – Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy muszę korzystać z KSeF, jeśli wystawiam tylko kilka faktur miesięcznie?
Tak, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT w zakresie transakcji B2B, niezależnie od skali działalności. Liczba wystawianych faktur nie ma znaczenia dla samego obowiązku. Oznacza to, że nawet jeśli wystawiasz tylko jedną fakturę dla innej firmy, musi ona zostać wprowadzona do Krajowego Systemu e-Faktur. Wyjątkiem pozostają faktury konsumenckie (B2C), które na razie są wyłączone z tego systemu.
Co się stanie, jeśli mój program księgowy nie jest gotowy na KSeF?
Jest to scenariusz bardzo wysokiego ryzyka, który może doprowadzić do paraliżu firmy i nałożenia dotkliwych kar finansowych. Jeśli Twój obecny dostawca oprogramowania nie zapewnia integracji, masz kilka opcji: natychmiastowa zmiana programu księgowego lub zakup zewnętrznego narzędzia (tzw. bramki), która połączy Twój system z KSeF. Można również korzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika, jednak przy większej liczbie dokumentów jest to bardzo czasochłonne i nieefektywne. TAX SAFE pomaga w audycie posiadanego oprogramowania i wyborze najlepszego, bezpiecznego rozwiązania.
Jak będę odbierać faktury kosztowe od moich dostawców?
Krajowy System e-Faktur zmienia całkowicie proces obiegu dokumentów kosztowych. Nie będziesz już otrzymywać faktur mailem w formie PDF ani pocztą w formie papierowej od swoich kontrahentów biznesowych. Każda firma będzie musiała aktywnie logować się do systemu (bezpośrednio lub przez zintegrowane oprogramowanie), aby pobrać wystawione na nią faktury. Wymaga to wdrożenia nowych procedur wewnętrznych, aby zapewnić, że wszystkie dokumenty kosztowe są terminowo pobierane, akceptowane i księgowane.
Co w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do internetu w mojej firmie?
Ustawodawca przewidział takie sytuacje. W przypadku trwałej, ogólnokrajowej awarii KSeF (ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów), możliwe będzie wystawianie faktur w dotychczasowej formie, jednak trzeba będzie je wprowadzić do systemu w określonym terminie po przywróceniu jego działania. Jeśli problem leży po stronie firmy (np. brak internetu), przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline (zgodnie ze schemą), a następnie będzie miał obowiązek przesłania jej do KSeF następnego dnia roboczego po usunięciu awarii.
Czy integracja z KSeF jest skomplikowana i droga?
Poziom skomplikowania i koszt zależą głównie od wielkości firmy i systemów, z jakich obecnie korzysta. Małe firmy korzystające z nowoczesnego oprogramowania chmurowego prawdopodobnie otrzymają aktualizację w ramach abonamentu. Jednak większe przedsiębiorstwa, korzystające z rozbudowanych systemów ERP lub starszych programów, muszą liczyć się ze złożonym projektem wdrożeniowym, który wymaga analizy procesów, prac programistycznych i testów. Wsparcie ekspertów TAX SAFE pozwala znacząco obniżyć ryzyko projektu i zoptymalizować koszty, dobierając rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb.
Wdrożenie KSeF z TAX SAFE – bez stresu i bez błędów
Z tego artykułu dowiesz się:
Nadchodząca rewolucja w fakturowaniu, jaką jest KSeF, spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Jest to zrozumiałe, gdyż Krajowy System e-Faktur fundamentalnie zmienia sposób wystawiania, odbierania i archiwizowania dokumentów sprzedaży w Polsce. Zmiana ta nie jest tylko technologiczną nowinką, ale przede wszystkim nowym, rygorystycznym obowiązkiem prawnym, który dotknie niemal każdą firmę. Zachęcamy do przeczytania naszego poprzedniego artykułu, “KSeF w praktyce wyzwania, które czekają przedsiębiorców“. Pokazaliśmy, że z odpowiednim wsparciem, implementacja KSeF nie musi być źródłem stresu.
Wprowadzenie KSeF budzi liczne pytania: od kiedy dokładnie wchodzi w życie, jak się do niego technicznie przygotować i jakie konsekwencje grożą za błędy. Wielu właścicieli firm obawia się paraliżu operacyjnego, wysokich kosztów wdrożenia oraz dotkliwych sankcji finansowych. W TAX SAFE doskonale rozumiemy te obawy i od miesięcy analizujemy wszystkie aspekty związane z nowym systemem. Chcemy pokazać, że implementacja KSeF nie musi być ani stresująca, ani ryzykowna. Przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik oraz ofertę wsparcia, która pozwoli Państwa firmie płynnie przejść przez tę transformację, zapewniając pełną zgodność i bezpieczeństwo.
Kiedy Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy i kogo dotyczy?
Zrozumienie zaktualizowanych terminów jest absolutnie kluczowe dla prawidłowego zaplanowania całego procesu wdrożenia. Po ostatnich zmianach legislacyjnych, obowiązkowy KSeF wejdzie w życie w nowych, bardziej odległych terminach, co ma na celu ułatwienie rynkowi adaptacji do tak głębokiej zmiany.
W pierwszym etapie, od 1 lutego 2026 roku, obowiązkiem objęci zostaną najwięksi podatnicy, czyli firmy, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł (wliczając w to kwotę podatku). Następnie, od 1 kwietnia 2026 roku, do systemu będą musieli dołączyć już niemal wszyscy pozostali przedsiębiorcy, co obejmuje zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z podatku (podmiotowo i przedmiotowo). Ustawodawca przewidział pewne wyjątki, np. dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) – oni zostaną objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Niezmiennie warto podkreślić, że system w swojej obowiązkowej formie dotyczy wyłącznie transakcji B2B (Business to Business), natomiast faktury wystawiane konsumentom (B2C) na razie pozostają poza systemem i mogą być wystawiane na dotychczasowych zasadach. Mimo przesunięcia dat, złożoność procesów biznesowych i konieczność dostosowania systemów IT sprawiają, że implementacja nadal może zająć wiele miesięcy. Rząd wprowadził ten system w celu uszczelnienia systemu podatkowego, co oznacza, że od nowych regulacji nie będzie już odwrotu, a pobłażliwości dla spóźnialskich nie należy się spodziewać. Każdy przedsiębiorca musi więc potraktować wdrożenie KSeF jako absolutny priorytet strategiczny i nie zwlekać z przygotowaniami.
Jak przygotować firmę na KSeF krok po kroku?
Skuteczne wdrożenie wymaga metodycznego podejścia i nie ogranicza się jedynie do zakupu nowego oprogramowania czy aktualizacji istniejącego. Jest to głęboka zmiana procesowa. Pierwszym i najważniejszym krokiem powinien być audyt wewnętrznych procesów fakturowania. Należy dokładnie przeanalizować, jak obecnie wygląda obieg dokumentów, kto jest odpowiedzialny za wystawianie faktur, jak są one akceptowane, kto je odbiera i gdzie są archiwizowane. Drugi krok to szczegółowa analiza techniczna posiadanych systemów ERP, księgowych i sprzedażowych pod kątem ich kompatybilności z KSeF. Konieczne będzie znalezienie odpowiedzi, czy obecny dostawca oprogramowania zapewnia pełną integrację z KSeF, czy też potrzebne będzie zewnętrzne narzędzie, API lub dedykowana bramka.
Trzecim, niezwykle ważnym etapem, jest przeszkolenie zespołu. Pracownicy działów księgowości, sprzedaży, zakupów i administracji muszą dokładnie wiedzieć, jak działa nowy system, jak wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane oraz co robić w sytuacjach awaryjnych. Czwarty krok to wdrożenie techniczne i gruntowne testy. Przed pełnym przejściem na obowiązkowy KSeF, kluczowe jest przetestowanie całego procesu w środowisku testowym udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Ostatni krok to przygotowanie procedur awaryjnych – co robić, gdy system Ministerstwa Finansów nie działa lub gdy nasza firma traci dostęp do internetu? Odpowiednie przygotowanie tych pięciu kroków to gwarancja uniknięcia chaosu i kosztownych przestojów po wejściu przepisów w życie.
Najczęstsze błędy i kary – jak uchronić firmę przed problemami?
Ustawodawca przewidział bardzo dotkliwe sankcje za nieprzestrzeganie nowych obowiązków, dlatego warto wiedzieć, czego unikać, aby nie narazić firmy na straty. Kara pieniężna, nakładana przez naczelnika urzędu skarbowego, może wynieść nawet do 100% wysokości podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem. Jeśli na fakturze nie ma wykazanego podatku VAT (np. przy zwolnieniu), kara może sięgnąć nawet 18,7% wartości należności wykazanej na tej fakturze. To kwoty, które mogą poważnie zachwiać płynnością finansową nawet stabilnej firmy. Najczęstszym błędem, którego należy unikać, jest zwlekanie z wdrożeniem do ostatniej chwili.
Równie problematyczne jest błędne mapowanie danych z systemu firmy do struktury XML faktury ustrukturyzowanej (schemy FA_2), co jest błędem czysto technicznym. Błędy w danych, np. w NIP-ie kontrahenta, kodach GTU, czy błędne daty, mogą prowadzić do odrzucenia faktury przez system KSeF lub poważnych problemów z jej późniejszym rozliczeniem. Kolejnym ryzykiem jest brak odpowiednich procedur wewnętrznych dotyczących odbioru faktur – firmy muszą się nauczyć aktywnie pobierać faktury kosztowe z systemu, a nie czekać na e-mail. Zaniedbanie szkoleń pracowników również zemści się bardzo szybko, prowadząc do prostych błędów ludzkich i paraliżu operacyjnego.
Bezpieczne wdrożenie KSeF z TAX SAFE – na czym polega nasze wsparcie?
W TAX SAFE doskonale rozumiemy, że Krajowy System e-Faktur to dla wielu firm ogromne wyzwanie organizacyjne, prawne i techniczne. Dlatego nasze wsparcie wykracza daleko poza standardową obsługę księgową czy doradztwo podatkowe. Oferujemy kompleksowe wdrożenie KSeF dopasowane idealnie do specyfiki Państwa działalności, wielkości firmy i używanego oprogramowania. Nasz proces rozpoczynamy od dogłębnego audytu Państwa obecnych systemów i procesów fakturowania, identyfikując potencjalne ryzyka i obszary wymagające natychmiastowej adaptacji. Po uruchomieniu systemu nie zostawiamy Państwa samych – oferujemy stały monitoring poprawności działania KSeF oraz wsparcie merytoryczne. Wybierając wsparcie TAX SAFE, zyskują Państwo gwarancję, że przejście na nowy system odbędzie się płynnie, bez błędów i bez narażania firmy na kosztowne kary.
KSeF – Podsumowanie
Jak widać, KSeF to nieunikniona i głęboka zmiana, która rewolucjonizuje polski obrót gospodarczy i dotknie praktycznie każdego przedsiębiorcę. Terminy są nieubłagane, a potencjalne kary za niedostosowanie się bardzo dotkliwe, dlatego nie ma już absolutnie żadnego czasu na zwłokę. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie i metodyczne przygotowanie, które obejmuje audyt wewnętrznych procesów, dostosowanie technologiczne posiadanych systemów IT oraz gruntowne przeszkolenie pracowników. Niezbędne jest zrozumienie, że faktury ustrukturyzowane to nie tylko nowy format pliku, ale całkowicie nowy, scentralizowany sposób obiegu dokumentów, który wymaga zmiany dotychczasowych nawyków i procedur.
Samodzielna implementacja, zwłaszcza w większych organizacjach o złożonych procesach sprzedażowych i kosztowych, jest obarczona bardzo dużym ryzykiem błędów. Dlatego warto zaufać ekspertom, którzy mają unikalne doświadczenie łączące wiedzę podatkową z kompetencjami technologicznymi. W TAX SAFE jesteśmy gotowi przejąć na siebie ciężar tego skomplikowanego wdrożenia. Nasze wsparcie gwarantuje nie tylko pełną zgodność z przepisami, ale także optymalizację procesów i spokój ducha. Zapraszamy do współpracy z naszym biurem rachunkowym – wspólnie sprawimy, że wdrożenie KSeF będzie dla Państwa firmy bezpieczne, bezstresowe i zakończone sukcesem.
KSeF – Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy muszę korzystać z KSeF, jeśli wystawiam tylko kilka faktur miesięcznie?
Tak, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT w zakresie transakcji B2B, niezależnie od skali działalności. Liczba wystawianych faktur nie ma znaczenia dla samego obowiązku. Oznacza to, że nawet jeśli wystawiasz tylko jedną fakturę dla innej firmy, musi ona zostać wprowadzona do Krajowego Systemu e-Faktur. Wyjątkiem pozostają faktury konsumenckie (B2C), które na razie są wyłączone z tego systemu.
Co się stanie, jeśli mój program księgowy nie jest gotowy na KSeF?
Jest to scenariusz bardzo wysokiego ryzyka, który może doprowadzić do paraliżu firmy i nałożenia dotkliwych kar finansowych. Jeśli Twój obecny dostawca oprogramowania nie zapewnia integracji, masz kilka opcji: natychmiastowa zmiana programu księgowego lub zakup zewnętrznego narzędzia (tzw. bramki), która połączy Twój system z KSeF. Można również korzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika, jednak przy większej liczbie dokumentów jest to bardzo czasochłonne i nieefektywne. TAX SAFE pomaga w audycie posiadanego oprogramowania i wyborze najlepszego, bezpiecznego rozwiązania.
Jak będę odbierać faktury kosztowe od moich dostawców?
Krajowy System e-Faktur zmienia całkowicie proces obiegu dokumentów kosztowych. Nie będziesz już otrzymywać faktur mailem w formie PDF ani pocztą w formie papierowej od swoich kontrahentów biznesowych. Każda firma będzie musiała aktywnie logować się do systemu (bezpośrednio lub przez zintegrowane oprogramowanie), aby pobrać wystawione na nią faktury. Wymaga to wdrożenia nowych procedur wewnętrznych, aby zapewnić, że wszystkie dokumenty kosztowe są terminowo pobierane, akceptowane i księgowane.
Co w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do internetu w mojej firmie?
Ustawodawca przewidział takie sytuacje. W przypadku trwałej, ogólnokrajowej awarii KSeF (ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów), możliwe będzie wystawianie faktur w dotychczasowej formie, jednak trzeba będzie je wprowadzić do systemu w określonym terminie po przywróceniu jego działania. Jeśli problem leży po stronie firmy (np. brak internetu), przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline (zgodnie ze schemą), a następnie będzie miał obowiązek przesłania jej do KSeF następnego dnia roboczego po usunięciu awarii.
Czy integracja z KSeF jest skomplikowana i droga?
Poziom skomplikowania i koszt zależą głównie od wielkości firmy i systemów, z jakich obecnie korzysta. Małe firmy korzystające z nowoczesnego oprogramowania chmurowego prawdopodobnie otrzymają aktualizację w ramach abonamentu. Jednak większe przedsiębiorstwa, korzystające z rozbudowanych systemów ERP lub starszych programów, muszą liczyć się ze złożonym projektem wdrożeniowym, który wymaga analizy procesów, prac programistycznych i testów. Wsparcie ekspertów TAX SAFE pozwala znacząco obniżyć ryzyko projektu i zoptymalizować koszty, dobierając rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb.